時(shí)間管理是一種很特別的技巧，在學(xué)校中沒(méi)有人教你，但實(shí)際你必須要學(xué)習(xí)這門(mén)技巧。否則，不管你有多么聰明，你還是不能整理好你掌握的信息，不管你工作多有經(jīng)驗(yàn)，你還是會(huì)在工作中拖延時(shí)間。
年輕人應(yīng)該知道這一點(diǎn)，因?yàn)闀r(shí)間管理(TimeManagement)正在成為一個(gè)時(shí)尚的話(huà)題，當(dāng)今最流行的博客之一，Lifehacker的主編GinaTrapani在她即將出版的同名暢銷(xiāo)書(shū)至今在A(yíng)mazon的銷(xiāo)售榜單中名列重要的位置。
在今天的工作里，你有能力去處理信息并管理你的時(shí)間，“職業(yè)道路上的一些特別的技巧可以讓你能夠處理一個(gè)很大的工作量”，MerlinMann(43Folders博客的編輯)說(shuō)。
因此，這里有10個(gè)技巧，可以幫助你更好的管理你的工作：
1、不要在收件箱中保留電子郵件
“在當(dāng)今世界上最緊要的技巧就是能夠快速處理和加工信息，并將其落實(shí)到行動(dòng)上”，Mann說(shuō)。將電子郵件以文件夾的方式組織，如果郵件內(nèi)容需要思考后才能處理，那么將其移動(dòng)到任務(wù)清單(To-DoList)中，如果郵件有參考價(jià)值，將其打印出來(lái)，如果郵件是會(huì)議通知，將其移動(dòng)到日歷計(jì)劃(calendar)中。
“有一點(diǎn)年輕人做的很好，那就是僅僅處理事務(wù)一次，你不會(huì)看到年輕人滾動(dòng)他們的郵件框來(lái)假裝工作”，Mann說(shuō)。所以讀完一封郵件后就對(duì)這封采取必要的操作吧。
2、一心不可二用
正常人都不可能在同一個(gè)時(shí)間內(nèi)即看電視，又在即時(shí)通訊軟件上聊天，又做家庭作業(yè)，一心二用是錯(cuò)誤的。無(wú)論是誰(shuí)，這么做都會(huì)降低工作效率。“一個(gè)20多歲的小伙子面對(duì)多項(xiàng)并發(fā)任務(wù)可能還能應(yīng)付過(guò)來(lái)，但還是會(huì)由此帶來(lái)工作效率上的損失”，Trapani說(shuō)。
因此，設(shè)法避免這種情況，KathySierra建議用戶(hù)多練習(xí)關(guān)注方法以避免一心二用。
3、先做最重要的事情
Trapani管這叫“早上的一次沖刺”，當(dāng)她早上開(kāi)始工作的時(shí)候，她會(huì)檢查自己所有的電子郵件，并花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間整理出待辦事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)，這是一個(gè)很不錯(cuò)的工作方法，因?yàn)榧词鼓悴荒茉谝粋€(gè)小時(shí)內(nèi)做完所有事情，當(dāng)你一旦開(kāi)始工作的時(shí)候你會(huì)感覺(jué)更輕松。她還指出，這項(xiàng)處理最好能在前一天的晚上做完，這樣，當(dāng)你在早上開(kāi)始工作的時(shí)候，你已經(jīng)知道了今天最重要的任務(wù)是哪些了。
4、在固定的時(shí)間處理電子郵件
“來(lái)一封郵件就立刻閱讀并進(jìn)行答復(fù)并不是一個(gè)高效的工作方式，因?yàn)橛腥四芰⒖搪?lián)絡(luò)你并不意味著你必須立即回應(yīng)他”，DanMarkovitz說(shuō)，“人們需要的是一個(gè)明確的回應(yīng)，而不是一個(gè)快速的回應(yīng)”。只要人們知道等待一個(gè)答案需要時(shí)間，并且他們知道在緊急狀況下如何能聯(lián)系到你，那么大多數(shù)類(lèi)型的電子郵件，你就只需要一天處理幾次即可。
5、組織整理好網(wǎng)站地址
使用類(lèi)似del.icio.us的網(wǎng)絡(luò)書(shū)簽服務(wù)來(lái)跟蹤網(wǎng)站，而不要隨手記錄到一個(gè)地方，你要是相把它做為參考依據(jù)，那么就要將這些網(wǎng)址全部保存到一個(gè)地方，這樣你就可以很方便的搜索和分享。
6、了解最佳工作狀態(tài)的時(shí)間
工業(yè)設(shè)計(jì)師JeffBeene在做咨詢(xún)工作，所以他在一天的任何時(shí)間都可以做事情，但是他說(shuō)，“我制定工作計(jì)劃的時(shí)間是在早晨，因?yàn)槟菚r(shí)我最富有工作效率”。每個(gè)人都有一個(gè)最佳的工作時(shí)間，你可以通過(guò)監(jiān)控自己過(guò)去一段時(shí)間的工作效率的方法來(lái)找到自己的最佳工作時(shí)間，然后你需要管理好自己的工作進(jìn)度，以便讓你在最佳時(shí)間內(nèi)做最重要的工作。
7、加快打字速度
如果你整天都在電腦前工作，那么打字速度就會(huì)變成一個(gè)工作效率問(wèn)題。“在每天中，為了查詢(xún)信息，人們都要進(jìn)行數(shù)十次的Google搜索”，Trapani說(shuō)，“那么這將打多少字呢?你能不能將其減少一些呢?如果每分鐘能節(jié)省十秒種，那么經(jīng)過(guò)一段時(shí)間，你將節(jié)省很多時(shí)間。”
8、萬(wàn)事開(kāi)頭難，先從簡(jiǎn)單的工作入手
“我們的問(wèn)題并不是如何結(jié)束這個(gè)項(xiàng)目，而是在于如何開(kāi)始這個(gè)項(xiàng)目”，Mann這么說(shuō)，他的建議是“先做簡(jiǎn)單的事情”。Beene知道這里的關(guān)鍵所在，他說(shuō)“我總是嘗試將項(xiàng)目分成幾部分，這樣我就可以逐個(gè)完成，各個(gè)擊破”。
9、每天都整理工作任務(wù)清單
如果你不知道你應(yīng)該做的事情，你怎么可能管理好你的時(shí)間呢?有些人喜歡將工作任務(wù)清單(to-dolist)寫(xiě)在紙上，因?yàn)檫@些清單對(duì)每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)都是一個(gè)承諾，直到項(xiàng)目結(jié)束。另外一些人喜歡使用軟件來(lái)將其分割為待辦事項(xiàng)以便于管理。
10、敢于放慢速度
記住，一個(gè)好的時(shí)間管理者實(shí)際上對(duì)于某些事情的處理可能會(huì)比一個(gè)壞的時(shí)間管理者要慢。例如，有人在處理高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)時(shí)，可能會(huì)不回復(fù)自己收到的電子郵件。就像Markovitz說(shuō)的那樣，“很顯然還有比處理電子郵件更重要的任務(wù)要做，通過(guò)直覺(jué)，我們就能知道這一點(diǎn)，我們現(xiàn)在要做的，就是認(rèn)識(shí)到處理一項(xiàng)工作(評(píng)估其來(lái)源以及如何處理)并將工作進(jìn)行規(guī)劃，也是非常關(guān)鍵的任務(wù)。”
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