8Manage：什么是“采購(gòu)到付款（P2P）”？

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當(dāng)全球面臨各種前所未有的打擊時(shí)，企業(yè)不僅在尋找可以承受危機(jī)的方法，而且要為危機(jī)過(guò)后的前進(jìn)做好準(zhǔn)備。許多公司發(fā)現(xiàn)他們要在幾乎沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備的情況下，擁有遠(yuǎn)程辦公的能力。在此之前進(jìn)行數(shù)字化改造的公司則可以更快地做出響應(yīng)，并且效率更高。這些公司中的許多公司從整體上對(duì)轉(zhuǎn)型進(jìn)行了全面的研究，他們認(rèn)識(shí)到，曾經(jīng)存在于筒倉(cāng)中的功能，現(xiàn)在必須適應(yīng)一個(gè)完全協(xié)作的時(shí)代。

在采購(gòu)和財(cái)務(wù)方面，這種合作安排不僅能讓公司應(yīng)對(duì)混亂，而且還能讓他們?cè)诮?jīng)濟(jì)開(kāi)始好轉(zhuǎn)時(shí)蓬勃發(fā)展。從訂購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)到支付發(fā)票，采購(gòu)和應(yīng)付賬款應(yīng)能夠在任何時(shí)候檢查交易狀態(tài)。這是采購(gòu)到付款(procure-to-pay)的連續(xù)過(guò)程，但是該術(shù)語(yǔ)實(shí)際上意味著什么?

什么是“采購(gòu)到付款”？

從最字面上看，這是一個(gè)過(guò)程，在此過(guò)程中提出采購(gòu)申請(qǐng)，下訂單，并在收到訂單后根據(jù)供應(yīng)商的發(fā)票付款。采購(gòu)到付款(P2P)實(shí)際上是指一個(gè)自動(dòng)化系統(tǒng)，該系統(tǒng)將采購(gòu)與應(yīng)付賬款集成在一起，以簡(jiǎn)化流程，確保準(zhǔn)確性并提高成本和時(shí)間效率。

采購(gòu)到付款流程中的步驟

以下是采購(gòu)到付款(P2P)流程的基本步驟。但要注意的一件事是，并非所有企業(yè)對(duì)每一次采購(gòu)都使用采購(gòu)訂單。我們認(rèn)為，缺乏采購(gòu)訂單會(huì)導(dǎo)致整個(gè)組織產(chǎn)生大量損失。此外，尚未實(shí)施數(shù)字化自動(dòng)化系統(tǒng)的公司仍會(huì)受到人為錯(cuò)誤的影響，這些人為錯(cuò)誤通常伴隨著對(duì)紙張和手動(dòng)處理的依賴、由糾紛導(dǎo)致的延遲付款，以及完全缺乏對(duì)發(fā)票實(shí)時(shí)狀態(tài)的可見(jiàn)性。

采購(gòu)申請(qǐng)：

管理層(在組織中的任何部門)確定并批準(zhǔn)了對(duì)特定產(chǎn)品或服務(wù)的需求后，該請(qǐng)求將提交給采購(gòu)部門。

采購(gòu)訂單：

采購(gòu)首先要查看其批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單，然后根據(jù)請(qǐng)購(gòu)數(shù)據(jù)選擇最佳的供應(yīng)商。采購(gòu)部門在系統(tǒng)中創(chuàng)建一個(gè)采購(gòu)訂單(PO)，該訂單會(huì)自動(dòng)發(fā)送給審批并傳輸給供應(yīng)商。

收貨/服務(wù)：

發(fā)貨或完成服務(wù)后，供應(yīng)商會(huì)將發(fā)票發(fā)送到應(yīng)付賬款部門。實(shí)際收到貨物后，采購(gòu)會(huì)將貨物信息輸入系統(tǒng)。

電子發(fā)票：

到目前為止，所有步驟均已由采購(gòu)部門處理;這是應(yīng)付帳款部門介入的地方。發(fā)票由供應(yīng)商通過(guò)作為P2P(采購(gòu)到付款)解決方案一部分的供應(yīng)商門戶以電子方式發(fā)送，或者通過(guò)電子郵件或傳真發(fā)送。如果不以電子方式提交，則發(fā)票將經(jīng)過(guò)掃描和雙盲鍵控技術(shù)，將相關(guān)數(shù)據(jù)提取、標(biāo)準(zhǔn)化并轉(zhuǎn)換為電子發(fā)票。

發(fā)票匹配：

電子發(fā)票會(huì)自動(dòng)與采購(gòu)訂單(PO)和收到的貨物進(jìn)行匹配。只要所有項(xiàng)目都符合約定的閾值，發(fā)票就會(huì)自動(dòng)提前審批。

批準(zhǔn)工作流程：

借助自動(dòng)化P2P(采購(gòu)到付款)解決方案，將匹配的發(fā)票直接傳遞到組織的ERP進(jìn)行付款。如果已建立的規(guī)則規(guī)定高于一定金額的，發(fā)票還需要額外的簽名。該解決方案將自動(dòng)將這些發(fā)票轉(zhuǎn)發(fā)給這些人，并提醒他們需要簽名。這些發(fā)票也將自動(dòng)進(jìn)入ERP進(jìn)行支付。

付款：

公司之間，付款方式可能會(huì)有所不同。盡管我們認(rèn)為ACH(自動(dòng)清算所)和虛擬信用卡之類的電子支付是向供應(yīng)商付款的最有效和最具成本效益的方式，但許多公司仍然依賴紙質(zhì)支票和現(xiàn)金。采購(gòu)到付款解決方案應(yīng)提供電子應(yīng)付款功能，但是，公司仍然可以決定不使用該方法。

采購(gòu)到付款的好處

自動(dòng)化企業(yè)的采購(gòu)到付款流程，為采購(gòu)和應(yīng)付賬款提供了廣泛的好處。下面是一些企業(yè)將實(shí)現(xiàn)的改進(jìn)示例。

簡(jiǎn)化采購(gòu)流程——采購(gòu)軟件提供了整個(gè)組織的連通性，因此可以更快地請(qǐng)求和批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單，根據(jù)數(shù)據(jù)選擇合適的供應(yīng)商，生成采購(gòu)訂單并將其發(fā)送給供應(yīng)商……所有這些都可以通過(guò)電子方式輕松追蹤。

減少80%的發(fā)票處理成本——無(wú)紙化可減少時(shí)間和成本，并使公司能夠?qū)T工用于更具戰(zhàn)略意義的計(jì)劃，而不是自動(dòng)化來(lái)更好地完成重復(fù)性任務(wù)。

獲得100%的可見(jiàn)性——P2P(采購(gòu)到付款)解決方案可在整個(gè)供應(yīng)鏈中提供可見(jiàn)性，使買方和供應(yīng)商都可以實(shí)時(shí)查看發(fā)票狀態(tài)。

實(shí)現(xiàn)更好的異常管理——通過(guò)直接處理大多數(shù)發(fā)票，異常可以得到應(yīng)有的重視并更快解決。

改善供應(yīng)商關(guān)系——通過(guò)利用供應(yīng)商門戶，供應(yīng)商可以知道何時(shí)收到付款，并為他們提供更好的決策所需的信息。

充分利用談判能力——當(dāng)供應(yīng)商對(duì)自己的付款狀態(tài)充滿信心時(shí)，他們可能愿意提供對(duì)買方更有利的條款，同時(shí)仍確保供應(yīng)商獲得發(fā)展業(yè)務(wù)所需的收入。

捕獲數(shù)據(jù)以做出更好的決策——強(qiáng)大的P2P(采購(gòu)到付款)解決方案提供了強(qiáng)大的按需報(bào)告功能。通過(guò)使用提供的實(shí)時(shí)和歷史數(shù)據(jù)，公司可以更好地控制現(xiàn)金流和營(yíng)運(yùn)資金。

如何實(shí)現(xiàn)采購(gòu)到付款？

采購(gòu)到付款(P2P)流程能滿足企業(yè)大部門采購(gòu)需求，企業(yè)通過(guò)現(xiàn)代采購(gòu)管理軟件，比如8Manage SRM(http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)到付款(P2P)流程，能夠更好地確定創(chuàng)造價(jià)值和節(jié)省成本的優(yōu)先順序，從而實(shí)現(xiàn)信息化采購(gòu)，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

8Manage SRM支持以下采購(gòu)到付款(P2P)流程：

• 需求：采購(gòu)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部或外部的個(gè)人認(rèn)識(shí)到對(duì)商品或服務(wù)的需求，并開(kāi)始獲取商品或服務(wù)的過(guò)程。

• 申請(qǐng)單：創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)單并發(fā)送供以審批。理想情況下，訂購(gòu)方使用電子采購(gòu)解決方案從預(yù)先批準(zhǔn)的供應(yīng)商以及特定的商品和服務(wù)中選擇，這些商品和服務(wù)遵循最佳定價(jià)和針對(duì)特定需求的條款。

• 采購(gòu)訂單 (PO)：采購(gòu)申請(qǐng)用于創(chuàng)建要發(fā)送供以審批的采購(gòu)訂單。審批通過(guò)后，采購(gòu)訂單發(fā)送給相應(yīng)供應(yīng)商。一旦供應(yīng)商接受，采購(gòu)訂單就會(huì)變成合法合同。

• 收到的商品和服務(wù)：重新檢查商品訂單，理想情況下，接收的文件會(huì)自動(dòng)交叉匹配到相應(yīng)的PO。任何例外都會(huì)產(chǎn)生退貨、退款或其他證明文件，視情況而定。

• 開(kāi)票：收到供應(yīng)商發(fā)票，對(duì)照采購(gòu)訂單和收據(jù)文件進(jìn)行檢查。記錄異常并作為事件保證處理。正確對(duì)帳的發(fā)票會(huì)進(jìn)行付款。

• 付款：應(yīng)付賬款 (AP) 團(tuán)隊(duì)簽發(fā)付款并更新會(huì)計(jì)記錄，從而反映付款的轉(zhuǎn)移以換取商品/服務(wù)。

最后的話

企業(yè)面臨的危機(jī)將過(guò)去。如果企業(yè)尚未投資于數(shù)字轉(zhuǎn)換和采購(gòu)到付款(P2P)技術(shù)，則將難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的優(yōu)化、對(duì)歷史趨勢(shì)的洞察力以及對(duì)供應(yīng)商基礎(chǔ)的分析。如果你還沒(méi)有這樣做，那么現(xiàn)在是時(shí)候展望未來(lái)，并意識(shí)到傳統(tǒng)的手動(dòng)流程和信息孤島將使成功變得困難。

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