當全球面臨各種前所未有的打擊時，企業(yè)不僅在尋找可以承受危機的方法，而且要為危機過后的前進做好準備。許多公司發(fā)現(xiàn)他們要在幾乎沒有時間進行準備的情況下，擁有遠程辦公的能力。在此之前進行數(shù)字化改造的公司則可以更快地做出響應，并且效率更高。這些公司中的許多公司從整體上對轉(zhuǎn)型進行了全面的研究，他們認識到，曾經(jīng)存在于筒倉中的功能，現(xiàn)在必須適應一個完全協(xié)作的時代。
在采購和財務方面，這種合作安排不僅能讓公司應對混亂，而且還能讓他們在經(jīng)濟開始好轉(zhuǎn)時蓬勃發(fā)展。從訂購產(chǎn)品或服務到支付發(fā)票，采購和應付賬款應能夠在任何時候檢查交易狀態(tài)。這是采購到付款(procure-to-pay)的連續(xù)過程，但是該術語實際上意味著什么?
什么是“采購到付款”？
從最字面上看，這是一個過程，在此過程中提出采購申請，下訂單，并在收到訂單后根據(jù)供應商的發(fā)票付款。采購到付款(P2P)實際上是指一個自動化系統(tǒng)，該系統(tǒng)將采購與應付賬款集成在一起，以簡化流程，確保準確性并提高成本和時間效率。
采購到付款流程中的步驟
以下是采購到付款(P2P)流程的基本步驟。但要注意的一件事是，并非所有企業(yè)對每一次采購都使用采購訂單。我們認為，缺乏采購訂單會導致整個組織產(chǎn)生大量損失。此外，尚未實施數(shù)字化自動化系統(tǒng)的公司仍會受到人為錯誤的影響，這些人為錯誤通常伴隨著對紙張和手動處理的依賴、由糾紛導致的延遲付款，以及完全缺乏對發(fā)票實時狀態(tài)的可見性。
采購申請：
管理層(在組織中的任何部門)確定并批準了對特定產(chǎn)品或服務的需求后，該請求將提交給采購部門。
采購訂單：
采購首先要查看其批準的供應商清單，然后根據(jù)請購數(shù)據(jù)選擇最佳的供應商。采購部門在系統(tǒng)中創(chuàng)建一個采購訂單(PO)，該訂單會自動發(fā)送給審批并傳輸給供應商。
收貨/服務：
發(fā)貨或完成服務后，供應商會將發(fā)票發(fā)送到應付賬款部門。實際收到貨物后，采購會將貨物信息輸入系統(tǒng)。
電子發(fā)票：
到目前為止，所有步驟均已由采購部門處理;這是應付帳款部門介入的地方。發(fā)票由供應商通過作為P2P(采購到付款)解決方案一部分的供應商門戶以電子方式發(fā)送，或者通過電子郵件或傳真發(fā)送。如果不以電子方式提交，則發(fā)票將經(jīng)過掃描和雙盲鍵控技術，將相關數(shù)據(jù)提取、標準化并轉(zhuǎn)換為電子發(fā)票。
發(fā)票匹配：
電子發(fā)票會自動與采購訂單(PO)和收到的貨物進行匹配。只要所有項目都符合約定的閾值，發(fā)票就會自動提前審批。
批準工作流程：
借助自動化P2P(采購到付款)解決方案，將匹配的發(fā)票直接傳遞到組織的ERP進行付款。如果已建立的規(guī)則規(guī)定高于一定金額的，發(fā)票還需要額外的簽名。該解決方案將自動將這些發(fā)票轉(zhuǎn)發(fā)給這些人，并提醒他們需要簽名。這些發(fā)票也將自動進入ERP進行支付。
付款：
公司之間，付款方式可能會有所不同。盡管我們認為ACH(自動清算所)和虛擬信用卡之類的電子支付是向供應商付款的最有效和最具成本效益的方式，但許多公司仍然依賴紙質(zhì)支票和現(xiàn)金。采購到付款解決方案應提供電子應付款功能，但是，公司仍然可以決定不使用該方法。
采購到付款的好處
自動化企業(yè)的采購到付款流程，為采購和應付賬款提供了廣泛的好處。下面是一些企業(yè)將實現(xiàn)的改進示例。
簡化采購流程——采購軟件提供了整個組織的連通性，因此可以更快地請求和批準請購單，根據(jù)數(shù)據(jù)選擇合適的供應商，生成采購訂單并將其發(fā)送給供應商……所有這些都可以通過電子方式輕松追蹤。
減少80%的發(fā)票處理成本——無紙化可減少時間和成本，并使公司能夠?qū)T工用于更具戰(zhàn)略意義的計劃，而不是自動化來更好地完成重復性任務。
獲得100%的可見性——P2P(采購到付款)解決方案可在整個供應鏈中提供可見性，使買方和供應商都可以實時查看發(fā)票狀態(tài)。
實現(xiàn)更好的異常管理——通過直接處理大多數(shù)發(fā)票，異?？梢缘玫綉械闹匾暡⒏旖鉀Q。
改善供應商關系——通過利用供應商門戶，供應商可以知道何時收到付款，并為他們提供更好的決策所需的信息。
充分利用談判能力——當供應商對自己的付款狀態(tài)充滿信心時，他們可能愿意提供對買方更有利的條款，同時仍確保供應商獲得發(fā)展業(yè)務所需的收入。
捕獲數(shù)據(jù)以做出更好的決策——強大的P2P(采購到付款)解決方案提供了強大的按需報告功能。通過使用提供的實時和歷史數(shù)據(jù)，公司可以更好地控制現(xiàn)金流和營運資金。
如何實現(xiàn)采購到付款？
采購到付款(P2P)流程能滿足企業(yè)大部門采購需求，企業(yè)通過現(xiàn)代采購管理軟件，比如8Manage SRM(http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html)，實現(xiàn)采購到付款(P2P)流程，能夠更好地確定創(chuàng)造價值和節(jié)省成本的優(yōu)先順序，從而實現(xiàn)信息化采購，提升企業(yè)競爭力。
8Manage SRM支持以下采購到付款(P2P)流程：
• 需求：采購團隊內(nèi)部或外部的個人認識到對商品或服務的需求，并開始獲取商品或服務的過程。
• 申請單：創(chuàng)建采購申請單并發(fā)送供以審批。理想情況下，訂購方使用電子采購解決方案從預先批準的供應商以及特定的商品和服務中選擇，這些商品和服務遵循最佳定價和針對特定需求的條款。
• 采購訂單 (PO)：采購申請用于創(chuàng)建要發(fā)送供以審批的采購訂單。審批通過后，采購訂單發(fā)送給相應供應商。一旦供應商接受，采購訂單就會變成合法合同。
• 收到的商品和服務：重新檢查商品訂單，理想情況下，接收的文件會自動交叉匹配到相應的PO。任何例外都會產(chǎn)生退貨、退款或其他證明文件，視情況而定。
• 開票：收到供應商發(fā)票，對照采購訂單和收據(jù)文件進行檢查。記錄異常并作為事件保證處理。正確對帳的發(fā)票會進行付款。
• 付款：應付賬款 (AP) 團隊簽發(fā)付款并更新會計記錄，從而反映付款的轉(zhuǎn)移以換取商品/服務。
最后的話
企業(yè)面臨的危機將過去。如果企業(yè)尚未投資于數(shù)字轉(zhuǎn)換和采購到付款(P2P)技術，則將難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的優(yōu)化、對歷史趨勢的洞察力以及對供應商基礎的分析。如果你還沒有這樣做，那么現(xiàn)在是時候展望未來，并意識到傳統(tǒng)的手動流程和信息孤島將使成功變得困難。
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