這些多項(xiàng)目人員分配及管理技巧，你都知道嗎？

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許多企業(yè)會(huì)同時(shí)開展多個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目成員通常同時(shí)活躍于數(shù)個(gè)不同的項(xiàng)目。因此，全面的項(xiàng)目資源規(guī)劃在多項(xiàng)目管理中非常重要。相同的資源在不同的部門和不同的項(xiàng)目經(jīng)理之間共享時(shí)，資源調(diào)度就會(huì)變得復(fù)雜。

不同項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)領(lǐng)導(dǎo)層的優(yōu)先權(quán)時(shí)，情況也是如此。原因是這容易引起團(tuán)隊(duì)之間的沖突，對(duì)計(jì)劃進(jìn)度產(chǎn)生影響，還會(huì)耗盡最佳資源。

項(xiàng)目管理者需要積極管理任務(wù)，不僅僅是一個(gè)項(xiàng)目的任務(wù)，而且是所有項(xiàng)目的任務(wù)。下面8Manage分享10個(gè)多項(xiàng)目人員分配及管理的技巧，幫助項(xiàng)目經(jīng)理在資源有限的情況下，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目同時(shí)開展，并保證項(xiàng)目如期完成。

1、將重疊最小化

你可以這樣安排：一個(gè)項(xiàng)目花幾天時(shí)間，然后在另一個(gè)項(xiàng)目上花一點(diǎn)時(shí)間，之后在第一個(gè)項(xiàng)目上花一周時(shí)間，以此類推?？雌饋?lái)項(xiàng)目成員好像跳來(lái)跳去，但實(shí)際上這是避免讓他們同時(shí)處理多個(gè)任務(wù)。

施瓦茨在《哈佛商業(yè)評(píng)論》的一項(xiàng)研究顯示，如果你在完成主要任務(wù)時(shí)被其他事情打斷，任務(wù)的完成時(shí)間就要延長(zhǎng)25%。同一天內(nèi)，如果你能盡量減少團(tuán)隊(duì)成員在不同項(xiàng)目之間切換的次數(shù)，他們的效率就會(huì)提高，就能更快地完成任務(wù)。

2、安排好繁忙時(shí)間

所有項(xiàng)目都有活動(dòng)高峰期。你可以從資源需求中找到這個(gè)時(shí)間段——通常在項(xiàng)目交付/構(gòu)建階段和測(cè)試階段對(duì)團(tuán)隊(duì)有很高的要求。在項(xiàng)目結(jié)束前會(huì)有另一個(gè)高峰期，因?yàn)槊總€(gè)人都忙著在最后一分鐘把事情做完。

查看所有項(xiàng)目，找出繁忙時(shí)間段。試著錯(cuò)開繁忙時(shí)間，這樣你就不會(huì)同時(shí)處理兩三個(gè)在建項(xiàng)目——哪怕用幾周時(shí)間來(lái)彌補(bǔ)計(jì)劃進(jìn)度，這也會(huì)對(duì)資源產(chǎn)生很大的影響。

留意項(xiàng)目什么時(shí)候會(huì)同時(shí)運(yùn)行，確保自身能夠管理好資源，這樣就不會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)或兩個(gè)以上的項(xiàng)目需要同一個(gè)人的情況。

3、合作調(diào)度資源

問(wèn)問(wèn)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)是如何管理資源沖突的，他們可能會(huì)對(duì)如何兼顧任務(wù)和確保所有項(xiàng)目如期完成有好的想法。

如果你的工作文化支持員工相互信任、做正確的事、做正確的決定，那么也可以依靠員工的反應(yīng)。如果他們告訴你，他們的工作量超負(fù)荷，請(qǐng)相信他們，然后制定相應(yīng)的計(jì)劃來(lái)調(diào)整他們的工作量。

4、確定資源集中位置

查看計(jì)劃進(jìn)度，確保每個(gè)人都在做重要的事。讓員工完成項(xiàng)目A中不太重要的任務(wù)，這項(xiàng)任務(wù)不會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)度，但他們?cè)究梢载?fù)責(zé)項(xiàng)目B中的優(yōu)先任務(wù)，這樣的安排不太合理。當(dāng)他們完成項(xiàng)目B的任務(wù)后，其他人繼續(xù)工作，但此時(shí)他們阻礙了項(xiàng)目進(jìn)展。考慮項(xiàng)目是否會(huì)因?yàn)橥七M(jìn)更重要的工作而延期，調(diào)整資源，讓項(xiàng)目成員首先處理優(yōu)先任務(wù)。

5、正確的調(diào)度水平

沒(méi)有人的工作效率是100%。每個(gè)人都需要稍作休息，如果感覺(jué)身體不適，他們就會(huì)請(qǐng)假。

許多有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理懂得不按100%的工作效率安排人手。80%左右的效率，這個(gè)數(shù)量更為現(xiàn)實(shí)。不過(guò)當(dāng)你投入更多項(xiàng)目調(diào)度資源時(shí)，這點(diǎn)可能會(huì)被遺忘?？傊?qǐng)謹(jǐn)記，資源不要按100%的工作效率安排。

6、與其他項(xiàng)目經(jīng)理定期溝通

你的資源可能用于由幾個(gè)不同的項(xiàng)目經(jīng)理管理的項(xiàng)目。事實(shí)上，如果這些項(xiàng)目由同一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理管理，那么資源均衡的工作就容易得多。你會(huì)對(duì)所有的計(jì)劃和任務(wù)有良好的了解，這樣就能為繁忙時(shí)間制定計(jì)劃，并運(yùn)用正確的調(diào)度水平。

但如果參與的項(xiàng)目經(jīng)理不止一個(gè)，那會(huì)發(fā)生什么？處理這個(gè)問(wèn)題的最佳方式是確保項(xiàng)目經(jīng)理共享他們的計(jì)劃，讓他們互相溝通。有必要的話，可以進(jìn)行對(duì)話，或者考慮每周（或每月）召開一次資源回顧會(huì)議，討論進(jìn)展和障礙。

7、使用工作量調(diào)度

利用有效項(xiàng)目管理軟件中的資源調(diào)度功能，例如8Manage PM，使用工作量調(diào)度工具和報(bào)表，查看項(xiàng)目資源超負(fù)荷的地方。

使用圖形化報(bào)表，你很容易就能看出誰(shuí)的工作量超負(fù)荷，誰(shuí)可以負(fù)責(zé)更多的任務(wù)。你可以應(yīng)用資源均衡（調(diào)整工作量，使其在可接受的范圍內(nèi)，確保沒(méi)有人超負(fù)荷）。

8、使用項(xiàng)目概覽

當(dāng)你使用項(xiàng)目級(jí)別的工作量調(diào)度工具時(shí)，你可以配置項(xiàng)目概覽，將多個(gè)項(xiàng)目合并，比較多個(gè)項(xiàng)目之間的資源分配。這非常有幫助，從投資組合的角度來(lái)看，你可以立即看到哪些項(xiàng)目消耗資源最多、哪些人工作量超負(fù)荷。

概覽的優(yōu)點(diǎn)在于你想創(chuàng)建多少就能創(chuàng)建多少，你可以為所有的商業(yè)項(xiàng)目創(chuàng)建概覽，也可以為涉及IT團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目等創(chuàng)建概覽。這種簡(jiǎn)單方法能夠獲得管理資源沖突所需的數(shù)據(jù)，確保每個(gè)人都有足夠的時(shí)間完成優(yōu)先工作而不耽誤任何項(xiàng)目。

9、管理好員工缺勤

計(jì)劃中或計(jì)劃外的缺勤是讓許多項(xiàng)目經(jīng)理頭痛的事。如果你對(duì)團(tuán)隊(duì)沒(méi)有直線管理的職責(zé)，那么批準(zhǔn)員工的休假申請(qǐng)表就不是你的工作，你有可能不清楚員工的休假情況而安排了不在崗位的員工完成任務(wù)。

如果在一段時(shí)間內(nèi)，同一個(gè)資源被安排處理幾個(gè)項(xiàng)目，那么你可能在多個(gè)項(xiàng)目上遭遇較大的風(fēng)險(xiǎn)。記住要和直線經(jīng)理建立良好的關(guān)系，也要經(jīng)常提醒你的團(tuán)隊(duì)，及時(shí)告知缺勤情況。

10、借助有效的項(xiàng)目管理軟件

借助合適的項(xiàng)目管理軟件開展資源管理活動(dòng)，你能夠全面掌控項(xiàng)目資源的情況和資源的狀態(tài)。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件可以管理所有項(xiàng)目的資源分配。其報(bào)表和概覽功能顯示各項(xiàng)目的工作量，實(shí)時(shí)監(jiān)控各項(xiàng)目進(jìn)度，確保所有事情按時(shí)完成。

在8Manage PM多項(xiàng)目管理中，各個(gè)項(xiàng)目組成員在統(tǒng)一的合作體中工作，各人明確分工，各個(gè)項(xiàng)目之間和團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作也更加頻繁，項(xiàng)目溝通更流暢。

相對(duì)于單項(xiàng)目管理，多項(xiàng)目管理在進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面承受更大的壓力， 確保組織內(nèi)每個(gè)項(xiàng)目都能以最少成本按時(shí)、保質(zhì)完成 ，是多項(xiàng)目管理最終追求的目標(biāo)。本文來(lái)源：http://www.8manage.cn/company/202008120958211328.html

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