2019年是網(wǎng)易企業(yè)郵箱誕生的第十個年頭,十年中,網(wǎng)易企業(yè)郵箱推動了70多萬家不同發(fā)展階段的企業(yè)走向辦公規(guī)范化、流程化,這其中不乏創(chuàng)業(yè)團隊的案例。在上線十周年的節(jié)點,一位95后創(chuàng)業(yè)者回顧了他和團隊與網(wǎng)易企業(yè)郵箱結(jié)緣的過程。
張謙是一家電商運營公司的CEO。今年4月,這家公司開始使用網(wǎng)易企業(yè)郵箱,在此之前,他個人是網(wǎng)易163郵箱多年的用戶。
他的創(chuàng)業(yè)靈感來自大學時代運營淘寶店的經(jīng)歷,當時兼職做一家美國品牌寵物食品店的客服,平均在線8小時能得到100至200元的報酬,每周課余勻出2、3天的時間就能賺到一個月的生活費,是個好差事。
張謙做兼職的公司從事的就是電商代運營,旗下經(jīng)營的淘寶店不下10家,這家公司的老板學生時代在美國留學,期間開了自己的淘寶代購店,從上架產(chǎn)品選擇、海外發(fā)貨至國內(nèi)的物流周期,到店鋪運營的規(guī)則、促銷活動的策劃,積累了一整套代理經(jīng)驗。
張謙的專業(yè)是國際經(jīng)濟與貿(mào)易,他以學生身份向老板了解了他的創(chuàng)業(yè)經(jīng)歷,“當時發(fā)現(xiàn),很多國外品牌的發(fā)展策略趨于保守,沒有主動拓展市場的打算,即便一些品牌考慮進入中國,也出現(xiàn)過水土不服的案例。我們了解國內(nèi)的推廣方式、國內(nèi)的渠道特點,所以通過代購積累了穩(wěn)定的客源后,自然而然地開始嘗試直接與海外品牌對接,幫他們銷往中國。”
2019年初,沿著同樣的思路,張謙和兩個大學同學在畢業(yè)前放棄了找工作,合伙成立一家海外品牌電商代理公司,主要對接澳洲和新西蘭的小眾產(chǎn)品,面向國內(nèi)銷售。
海外郵件往來不暢釀成損失
寵物食品店的運營經(jīng)歷,加上對進出口貿(mào)易的了解,讓張謙很快摸到了門路。張謙的團隊和海外品牌主要通過郵件溝通,為此,公司IT人員專門自建了一套郵箱系統(tǒng)。
在一次合作意向洽談中,他們了解到,澳洲這家專業(yè)制作有機精油的家族企業(yè)已與幾家中國的代運營商進行了一輪溝通,到了最終選擇階段。張謙團隊承諾在當?shù)貢r間第二天會議開始前發(fā)出電商渠道發(fā)展規(guī)劃,為品牌提供多一套方案,參與代運營競爭。
整個團隊為了這套提案通宵趕工,在距離上午9點還差10分鐘時,方案基本成型。這封郵件在deadline前5分鐘成功發(fā)出,團隊全體松了一口氣。但5分鐘后,公司郵箱收到了一封回信,顯示郵件被退回。張謙立刻拿過電腦親自操作,重新發(fā)送郵件,但點擊發(fā)送后,郵件一直顯示在發(fā)信隊列,出現(xiàn)線路卡頓的問題,5分鐘后再次提示發(fā)送失敗。第三次發(fā)送郵件終于顯示成功時,時間已經(jīng)超出規(guī)定時間10多分鐘。
中午,對方會后的反饋是,沒有如期收到方案,默認張謙退出了競爭。他回憶說,這次“郵件事件”造成的直接損失是20萬。
雖然在此之前也發(fā)生過與海外品牌溝通時郵件被退信的情況,但這次才真正引起了張謙的重視,他開始讓團隊尋找高品質(zhì)的專業(yè)企業(yè)郵箱,來代替目前的自建郵箱,以保障收發(fā)穩(wěn)定。
團隊全面了解后給出的建議是,使用網(wǎng)易企業(yè)郵箱旗下的收費版外貿(mào)企業(yè)郵箱。原因是它在海外多個國家架設了多臺中轉(zhuǎn)服務器,智能選擇郵件安全投遞的最快路徑,通過海外海外服務器IP投遞至目標郵件服務器,能夠解決海外郵件不暢通的問題。即使出現(xiàn)投遞失敗的情況,也可以通過聯(lián)系網(wǎng)易售后工程師,手工調(diào)整發(fā)信通道,成功率接近100%。
張謙很快被說服,原因除了與現(xiàn)有業(yè)務的匹配度,或許還有多年的“163情節(jié)”建立起的信賴感。
實時防被盜反病毒,免去安全隱患
張謙說,“自建郵箱不僅需要專業(yè)IT人員,而且難以滿足涉外需求,我們的人員要考慮反垃圾病毒、海外郵件收發(fā)質(zhì)量、IP資源、機房安全等方方面面,代價高昂卻又難以實現(xiàn)專業(yè)度。目前,團隊已經(jīng)將網(wǎng)易企業(yè)郵箱投入使用了一段時間,最大的感受是安全性的明顯提升,這是以前被忽視的隱患。”
與海外溝通頻繁,容易出現(xiàn)郵箱被盜的情況。網(wǎng)易企業(yè)郵箱能夠設置“全程SSL”模式,不僅可以確保登錄過程中的賬號和密碼不被竊聽,而且在使用企業(yè)郵箱的整個過程中,包括在郵箱上的所有操作、與服務器傳遞的數(shù)據(jù)等,都受到https的保護。當郵箱帳號出現(xiàn)與上一次登錄地址不一致的登錄行為時,會給用戶發(fā)送郵件或短信提醒,以防被盜登錄。帳號在同一個IP下多次登錄失敗被鎖定時,可自動下發(fā)帳號鎖定提醒給用戶,從而幫助用戶提高警惕,減少帳號被暴力破解的風險。
另外,網(wǎng)易企業(yè)郵箱的反病毒系統(tǒng)在郵件入口就開始進行全面的病毒查殺、自動殺除并做隔離或刪除處理,采用世界級防殺毒軟件Avira AntiVir,俗稱小紅傘,查殺高達99.9%以上,可以有效預防病毒郵件。它的智能人工模擬系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)多層權(quán)限控制,符合國際化標準,針對垃圾郵件特征進行屏蔽處理,垃圾郵件正確捕獲率高達98%以上。
對外貿(mào)公司來說,木馬病毒、垃圾郵件入侵電腦的概率也大大高于其他企業(yè)。一旦操作不當誤點,電腦系統(tǒng)的防火墻設置不健全,所造成的后果不堪設想。這一次,在損失出現(xiàn)前,網(wǎng)易企業(yè)郵箱幫助公司提前做好了預防。
目前,張謙的團隊中已經(jīng)沒有專門的郵箱技術(shù)人員,他們直接從網(wǎng)易企業(yè)郵箱的售后團隊獲得了全面細致的幫助。7×24小時的專業(yè)服務,保證員工在平時工作中遇到與郵箱相關(guān)的問題時,能夠?qū)崟r咨詢反饋,即便和海外的溝通時間與國內(nèi)存在時差,也能全程得到保障。
全面提高辦公效率,節(jié)約運營成本
除了與外貿(mào)業(yè)務相關(guān)的穩(wěn)定、安全技能,網(wǎng)易企業(yè)郵箱還提供多項便捷的辦公、管理工具。網(wǎng)易企業(yè)郵箱專門開發(fā)的移動郵件客戶端網(wǎng)易郵箱大師,讓員工隨時隨地移動辦公,增加了辦公的靈活性。隨著團隊人員增加,張謙的公司通過導入表格創(chuàng)建了多級組織架構(gòu),管理員能夠隨時查詢員工操作記錄,權(quán)限設置精密且靈活。
另外,網(wǎng)易企業(yè)郵箱還可以搭配更多商務功能,包括考勤、打卡、日報、CRM、報銷、審批、即時通訊、文件協(xié)同、歸檔,電話會議,視頻會議等。在企業(yè)運營中,行政流程、部門間資源共享、部門內(nèi)文件管理、員工信息傳遞等環(huán)節(jié)往往耗費大量時間成本與人力成本,而這些需求實際上能夠通過科學管理工具滿足。
張謙說,回過頭看,在公司成立早期就開始使用網(wǎng)易企業(yè)郵箱是十分“劃算”的選擇,它比預想中提供了更多支持和幫助,目前公司服務的海外品牌主要有兩家,與國外溝通、對接的頻次超過國內(nèi),但人員規(guī)模仍然控制在30以下。張謙認為,這是網(wǎng)易企業(yè)郵箱提供的一些基礎辦公方式的功勞。
作為網(wǎng)易郵箱的老用戶,張謙認真地寫下了他對網(wǎng)易企業(yè)郵箱的寄語,“很開心在創(chuàng)業(yè)的過程中與網(wǎng)易企業(yè)郵箱為伴,你見證、幫助了我的成長,未來的路上也一樣郵(有)你。”
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