會(huì)議策劃不是傳統(tǒng)會(huì)議流程的復(fù)制堆砌，需要根據(jù)大會(huì)的目的與性質(zhì)進(jìn)行相對(duì)匹配的會(huì)議策劃方案，為決策、計(jì)劃而構(gòu)思、會(huì)議策劃設(shè)計(jì)、制作策劃方案以達(dá)到最終的會(huì)議效果，好的會(huì)議策劃，一定是對(duì)具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。
基本內(nèi)容：
1、具體分析各種情況做出最完美的會(huì)議計(jì)劃；
2、根據(jù)會(huì)議的級(jí)別，選擇會(huì)議的場地；
3、根據(jù)會(huì)議對(duì)周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點(diǎn)；
4、根據(jù)會(huì)議的具體情況，確定是否將會(huì)議分成幾個(gè)分會(huì)場，選擇分會(huì)場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。
會(huì)議策劃基本流程：
1、搞清楚“想法”
會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是問清楚會(huì)議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。
2、搞清楚“思路”
從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，但無論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從策劃的一開始，就會(huì)在眾多的意見、指導(dǎo)中迷失方向。在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會(huì)議地址的選擇
會(huì)場的選擇，直接關(guān)系到會(huì)議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會(huì)議組織者和與會(huì)者都能滿意的會(huì)議場所非常重要，面對(duì)眾多的場所，到底怎樣去選擇呢？
會(huì)議場所的選擇：
1、列出可供選擇的清單
必須制作一個(gè)會(huì)議場所清單表，清單表上需注明會(huì)議要求的所有重要條件，便于各個(gè)場所的比較和選擇。
2、根據(jù)清單綜合考慮會(huì)議類型與場所的搭配
比如研究和開發(fā)會(huì)議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境；重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議一定要有檔次，要引人入勝；對(duì)于交易會(huì)和新產(chǎn)品展示會(huì)，需要選擇有展示空間的場所，會(huì)場交通必須便利等等。
3，親臨現(xiàn)場實(shí)地考察
考察場地非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見會(huì)議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題；要對(duì)會(huì)議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場地的時(shí)候，能問到的問題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越低。
4、會(huì)議整體規(guī)劃
確定了場地，策劃的工作就進(jìn)入了快車道，通過以下步驟，整個(gè)會(huì)議策劃方案就會(huì)很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個(gè)會(huì)議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動(dòng)腦會(huì)，這個(gè)會(huì)議上，你需要把專業(yè)的會(huì)議策劃人士找來，也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開討論和動(dòng)腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從第一稿的策劃書到最后落實(shí)的方案，如果策劃人員經(jīng)驗(yàn)到位的話，最多3次往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時(shí)間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張最重要的執(zhí)行文件。
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