很多機構都在考慮是否要設置退費的機制，畢竟退費這件事，處理好損失了一個學生，處理不好變會產生不好的口碑，影響店鋪。小編在百度上搜索“培訓機構退費”，10條信息中有6條是吐槽培訓機構退費難和家長應該怎么樣維權的。如此看來，退費不僅成為家長關心的問題，也是培訓機構一個難處理的問題之一。
那到底該不該設置退費的機制呢?答案是肯定的。首先，當家長聽到機構有完善的退費機制，家長會產生安心付款的心理，能夠提升機構成單的機率。其次，在服務學員的過程中，會碰到出現各種各樣的問題的家長，從上課開始就找機構的問題，服務這種家長最好的方法就是退款，讓機構售后簡單化，這類家長在服務的成本遠遠超過家長帶來的利潤，還會增加很多負面的消極影響。最后，用退款篩選學員，如果機構的課程有一定質量的情況下，退款反而有助于口碑的積累，篩選掉不愛學習的學生，復購、轉介紹讓留下來的學員慢慢做起來。
既然機構有必要設置退費機制，機構該該如何設置呢?
我們可以先跟家長簽訂退費協議，在協議中要明確告訴家長哪些情況不退費，盡到告知對方的義務。
其次，我們可以參照大機構學而思的部分退費制度：退費時，如果已經開具發(fā)票，必須退回完整的發(fā)票，同時所退課次，以辦理當天系統(tǒng)內剩余課次為準。當然，對于新老學員的退費機構也要有所區(qū)分。如果是老學員在第二次開課前退費，機構可以全額退款，在同樣情況下，新學員則需要扣除相應的報名手續(xù)費。
最后，并不是所有情況都予以退費，開課至總課程的三分之二后，不論學員是否堅持上課，機構都不予以退費。到這里有機構會存在家長單方面不遵守協議，堅持要退費，不退費就在機構里鬧的情況，對于這種問題，機構要事前通知家長，需要家長承擔違約金。這樣的協議，既能夠保證家長的利益，也能保護機構的周全。
家長退費的情況是機構所不愿意看到的，但如果真的發(fā)生了，機構也要能夠以平常心對待。小編在這里建議機構在退費時態(tài)度誠懇些，這樣可以減少我們和家長之間的糾紛。在家長出現情緒的時候積極溝通處理，不要擴大事件的影響。同時，也要做好教學，給學生提供優(yōu)質的教學和服務，減少退費情況的發(fā)生。退費雖是機構棘手的事情，但只要在課前將規(guī)定制度告知家長、做好教學服務，相信退費時也不再慌慌張張。
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